バーチャル会議の4つのヒント
バーチャル会議の可能性を最大限引き出す
社員の在宅勤務やチームのメンバーが国内、場合によっては世界各地に分散するのに伴い、バーチャル会議が一般的になりつつあります。他のメンバーから離れた場所にいながらインパクトを与えるのは難しい場合もあるでしょう。面と向かっての会議なら当たり前の身ぶり手ぶりなしで、チームのメンバーを巻き込みエンゲージさせるにはどうすればよいでしょう？今回はバーチャル会議の可能性を最大限引き出すための4つの簡単なヒントを取り上げます。
1.会議用のオンラインツールに精通する。
バーチャル会議の効果を最大限に高めるには、オンライン会議用ソフトウェアの機能を詳しく知ることが必要です。最初に、ご自分のニーズに合ったプラットフォームを選びます。Zoom、WebEx、Microsoft Teams、Skype、Wherebyをはじめ、機能や価格帯が異なる様々なプログラムがあります。ホワイトボードやチャット機能、スクリーンの共有などを利用すれば、バーチャル会議でもインタラクティブ性を確保できます。会議に興味をひかれる双方向的なものにするには、ツールを熟知し上手に取り入れることです。
2.参加者に前もって正確な技術面の情報を伝える。
必要なリンクや電話番号、パスコードを配信することなどです。事前にすべての補足資料を用意し、Eメールやバーチャル会議室内で配布します。ここでの目的は時間通りに全員がログインして、会議に集中できるようにすることです。ただし、インフラが頼りにならない国が会議に含まれる時は難しい場合があります。これは私たちの手には負えないので、一般的に最も安定性の高い代替手段である電話を使うなどバックアッププランが必要かもしれません。
3.参加者が退屈していないか耳を澄ませる。
会議が一方通行になったり単調になったりしないようにします。レイアウトやビジュアルを複数活用して彩りを添えましょう。上で述べたように、アンケート、チャット、ホワイトボードの活用、スクリーンの共有などインタラクティブな要素を加えて参加者を巻き込みエンゲージします。あなたが使い方を学んだインタラクティブツールを駆使して予想外のことをしてみましょう。
4.ウェブカメラの利用を促す。
出席者が物理的に同じ場所にいないと、面と向かっての会議のようなインパクトを出すことは難しいかもしれません。しかし、話す時にウェブカメラの使用を全員に促すことでこの問題は克服できます。スクリーン上に同時に大勢の人を映し出す現在のテクノロジーは日毎に進歩しています。ウェブカメラを使えば身ぶりや顔の表情などによって、会議にも個性が生まれます。皆さんご存知のように、百聞は一見に如かずですが、「動く一見」であればなおさらです。